出入库软件的出入库表应用十分广泛，是每个公司都用到的表格，下面我们来看看怎么从一张空白表一步一步实现《出入库表》的制作，目的是做到只需要记录出库入库流水，自动对库存及累计出入库数量进行计算、实时统计。

　　出入库表构成

　　做一个出入库表，我们一般希望报表能够：根据我们记录的出库数量、入库数量，自动统计出每种物品当前的实时数量，所以一份完整的出入库表，基本具备以下内容：

　　1、每种物品的自身属性信息包括 名称、型号或规格、单位等;

　　2、物品出库流水记录、入库流水记录;

　　3、物品当前库存量;

　　有时候为了统计库存资金及监控库存数，还会需要下列信息：

　　4、物品出库入库总金额，当前库存余额;

　　5、物品库存量不足其安全数量时自动告警。

　　接下来，出入库软件技术就手把手教你如何制作一份自动统计货品出入库表。

　　- 01 -建立物品信息

　　首先，要对物品进行信息化整理。为了规范管理，公司一般都会按一定可识别含义的方式对物品进行统一编码，比如某物品为“经过电镀工艺的U形03号材质的钢材料”，可以编码为：GUDD003。

　　- 02 -制作出入库记录表

　　接下来，就需要制作货品出入库的记录表。出库和入库流水可以分开在两张表里来记，也可以合在一张表，看实际使用的方便程度。

　　▲ 表格包含：物品信息，及每次出入库的日期、数量。

　　第一步，创建查找函数。产品属性信息在「物品信息表」中都是登记过的，这里我们希望记录时通过选择编码后，自动生成名称、型号、单位。只要在后面对应属性单元格分别使用VLOOKUP查找函数就可以实现。

　　▲ 利用VLOOKUP函数，自动得到了与前面编码对应的信息。

　　函数公式：

　　=VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0)

　　函数解答：

　　第一个参数$C3表示想要查找的内容;

　　第二个参数物品信息表!$B:$E表示要查找的区域(物品信息区);

　　第三个参数2表示返回的内容为查找区域的第几列，比较后一个参数0表示精确查找。

　　公式中($)符号代表该公式所引用(指向)的单元格在拖拽填充时不会发生行或列的移动。

　　第三个参数是指定返回内容，那么在“型号/规格”、“单位”对应单元格中将上述VLOOKUP函数的2分别改为3、4就可以实现型号和单位的查找了：

　　可以看到第一条记录在编码确定之后，通过在“物品名称”的D3单元格中使用VLOOKUP函数就自动得到了与前面编码对应的信息。

　　第二步，优化函数公式，避免错误值。如果物品信息为空，那么出入库表后面对应的VLOOKUP函数返回了错误值#N/A，这时候我们用IF函数进行优化。

　　▲ 优化公式，避免表格出现错误值#N/A

　　函数公式：

　　=IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0))

　　函数解答：

　　若查找单元格为空时返回空，为物品编码时返回该编码对应名称、型号、单位。

　　第三步，将编码做成下拉列表选择。将物品信息编码制作成下拉列表，以来可以免去多余的手动输入，及手动输入可能带来的填写错误，二来既省力又规范。

　　▲ 下拉列表选择，不仅避免了错误而且非常高效

　　简单三步后，一份完整的物品出入库记录表就顺利制作完成了。实际应用的过程中，选择物品编码自动显示物品信息，非常方便。

　　- 03 -出入库软件实现库存统计

　　接着，我们继续对表格进行升级!每个登记在册的物品信息后面，增加出库数、入库数、当前库存，均实时显示!

　　在「物品信息表」后部再增加以下几个内容：

　　1、“前期结转”，表格在新启用时可以登记仓库物品原有库存;

　　2、累计出库、入库数量

　　3、当前仓库库存量

　　▲ 增加的内容，利用函数可以自动化生成

　　虽然新增了统计项目，但累计出库、累计入库可利用SUMIF函数从「出入库记录表」中获取，并没有增加工作量。

　　函数公式：

　　=SUMIF(出入库流水!$C:$C,$B3,出入库流水!$G:$G)

　　函数解析：

　　第一个参数出入库流水!$C:$C表示条件列;

　　第二个参数$B3表示前面条件列应该满足的条件(对应该行物品编码);

　　第三个参数出入库流水!$G:$G表示对满足条件的在此列求和。

　　同样的方法将第三个参数出入库流水!$G:$G换成出入库流水!$H:$H得到累计入库数量：

　　接下来，我们就可以利用简单的求和公式，实现当前库存自动填入：当前库存=前期结转+累计入库-累计出库。

　　- 04 -出入库软件制作库存告警

　　实际工作当中，我们常常需要对物品的库存进行监控，假如A物品需要保有的安全数量为500，低于500有影响生产的风险，低于500时醒目颜色提示存量告警，并显示当前欠数，以便及时发现提前做采购计划。

　　因此，继续对表格进行升级!在「物品信息表」后面继续增加“安全库存”、“是否紧缺”和“欠数”。

　　▲ 新增安全库存、是否紧缺、欠数信息。

　　库存告警要好用，表格需要做到以下两点：

　　1、库存足够时显示不紧缺;

　　2、库存小于“安全库存”时显示紧缺，并标出欠数，紧缺的用黄颜色提示：

　　是否紧缺函数公式：

　　=IF(J3="","",IF(J3

　　函数解析：

　　表示“安全库存”中不设置，则不做后面的提示;“安全库存”中设置了数量，则紧缺时显示“是”，不紧缺时显示“否”。

　　欠数函数公式：

　　=IF(K3="是",J3-I3,"")

　　函数解析：

　　表示如果紧缺显示欠数，不紧缺(或不需提示)时显示为空。

　　通过调整后，只要设置了物品的安全库存，就可以自动进行提醒及限时欠数，能够提前对物品的补货及采购进行计划，非常直观。

　　- 05 -报表优化及其他

　　到这里，一个自动统计的出入库表就能够轻松实现了!有了这个工具再也不用担心上千个物品的仓库库存算错了，库存一紧张就告诉采购去买，效率也提高了!推荐阅读：CRM系统管理的关键之处在哪?

　　另外，还有4个升级优化的小tips，可根据自己的实际情况进行调整：

　　1、对于空行函数返回错误值或0值的，可用上面所讲到的IF(A=””,””,B)来优化;

　　2、需要计算“金额”，则每个数量后增加“单价”和“金额”，金额里公式=数量*单价，即可;

　　3、物品编码具有唯一性，在录入时应防止重复，可以选中编码所在列(B列)，点击“数据”--“拒绝录入重复项”，来规范录入，输入重复编码时表格将阻止录入;

　　4、出入库软件的公式保护：选中含有公式的单元格，点击“审阅”保持“锁定单元格”处于激活状态，而其他需要用来填写的单元格保持非激活状态。 然后点击“保护工作表”，在弹出的对话框中取消第一个“选定锁定单元格”前面的勾，确定即可。相关阅读：CRM系统管理软件核心价值点